Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 29 september 2026

Stichting Algemene Hulsterse Karnaval De Vossen (AHC de Vossen) organiseert het carnaval in Hulst. Daarvoor verwerken we persoonsgegevens van onder meer bezoekers, deelnemers, donateurs van de Club van 111, adverteerders, vrijwilligers en leden. We gaan daar zorgvuldig mee om en houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Wie is verantwoordelijk?

Stichting Algemene Hulsterse Karnaval De Vossen
Tivoliweg 9
4561 HJ Hulst
KvK-nummer 41110374
E-mail: info@ahcdevossen.nl

Heb je een vraag over privacy of wil je iets met je gegevens laten doen? Mail het secretariaat via info@ahcdevossen.nl.

Welke gegevens verwerken we en waarom?

Bezoekers van de website

We gebruiken geen analyse- of advertentiecookies en volgen je niet op onze site. Om de site te beveiligen en misbruik tegen te gaan, legt onze server technische gegevens van verzoeken vast, zoals het IP-adres en het tijdstip. Die logboeken worden na 30 dagen automatisch verwijderd. Video's tonen we via de privacyvriendelijke modus van YouTube (youtube-nocookie.com): YouTube plaatst pas cookies als je een video afspeelt. Log je in op de backoffice, dan plaatsen we één functioneel cookie om je ingelogd te houden; dat verloopt na 8 uur.

Contactformulier

Als je het contactformulier gebruikt, verwerken we je naam, je e-mailadres en je bericht, om je vraag door te sturen naar de juiste commissie en je te kunnen antwoorden. We bewaren je bericht tot één jaar na afhandeling.

Inschrijfformulieren en enquêtes

Schrijf je je in voor een activiteit of vul je een enquête in, dan verwerken we de gegevens die het formulier vraagt, zoals je naam, contactgegevens, gegevens over deelnemers en eventueel bijgevoegde bestanden. We gebruiken die om de activiteit te organiseren en je een bevestiging te sturen. We bewaren ze tot één jaar na de activiteit.

Club van 111

Van donateurs van de Club van 111 verwerken we naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum (als je die hebt opgegeven), lidnummer, de jaren waarin je hebt bijgedragen en bestelde buutkaarten. Dat is nodig voor de ledenadministratie, de jaarlijkse bijdrage, het bezorgen van brieven en buutkaarten en het bijhouden van jubilea. Nieuwsbrieven en andere mails van de Club van 111 sturen we alleen als je daar toestemming voor hebt gegeven; die toestemming trek je in via de persoonlijke link op je brief of met een mail aan club111@ahcdevossen.nl. Betaal je online, dan loopt de betaling via Mollie (zie hieronder). We bewaren je gegevens zolang je donateur bent. Daarna bewaren we alleen je naam en de jaren waarin je bijdroeg, voor de jubileumtelling en de geschiedenis van de club, tenzij je vraagt ook die te verwijderen.

Adverteerders in de carnavalskrant

Van adverteerders verwerken we de bedrijfsnaam, de naam van de contactpersoon, adres, e-mailadres, telefoonnummer, de geplaatste advertenties en de facturen. We gebruiken die voor de verkoop, de plaatsing en de facturering van advertenties. Facturen en betalingen bewaren we zeven jaar, omdat de wet dat voorschrijft.

Vrijwilligers

Van vrijwilligers verwerken we naam, e-mailadres, telefoonnummer en bij welke activiteiten je hebt geholpen, om de inzet te organiseren. We bewaren je gegevens zolang je vrijwilliger bent. Daarna archiveren we je gegevens voor de geschiedenis van je inzet; je e-mailadres gebruiken we dan niet meer.

Leden, commissieleden en gebruikers van de backoffice

Van leden en andere gebruikers van onze backoffice verwerken we naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol en commissies, en bij declaraties ook het rekeningnummer (IBAN) en de bonnetjes. Van inlogpogingen leggen we het tijdstip en het IP-adres vast, voor de beveiliging. Je account bewaren we zolang je actief bent. Declaraties en de rest van de financiële administratie bewaren we zeven jaar, omdat de wet dat voorschrijft. Het inloglogboek bewaren we één jaar.

Op welke grondslag?

We verwerken gegevens omdat het nodig is voor een afspraak met jou (je inschrijving, je bijdrage aan de Club van 111, je advertentie of je lidmaatschap), omdat de wet het verplicht (de fiscale bewaarplicht voor de administratie), omdat we er een gerechtvaardigd belang bij hebben (het organiseren van het carnaval en het beveiligen van onze systemen), of omdat je er toestemming voor hebt gegeven (mails van de Club van 111).

Met wie delen we gegevens?

We verkopen je gegevens nooit en geven ze niet aan anderen voor hun eigen doeleinden. We werken wel met een paar dienstverleners, die gegevens alleen in onze opdracht verwerken:

• Google Cloud / Firebase — de website, de database en de opslag van bestanden. De gegevens staan in datacenters in de Europese Unie.
• TransIP — het versturen en ontvangen van e-mail.
• Mollie — online betalingen voor de Club van 111. Mollie verwerkt je betaalgegevens mede onder haar eigen verantwoordelijkheid; zie de privacyverklaring op mollie.com.

Hoe beveiligen we je gegevens?

De website en de backoffice gebruiken een versleutelde verbinding. Alleen wie de gegevens voor zijn taak nodig heeft, kan erbij: de toegang is per functie ingericht. Wachtwoorden slaan we versleuteld op, en we maken dagelijks back-ups.

Bewaartermijnen op een rij

• Financiële administratie, facturen en declaraties: zeven jaar (wettelijke plicht).
• Inschrijvingen en enquêtes: één jaar na de activiteit.
• Contactberichten: één jaar na afhandeling.
• Club van 111: zolang je donateur bent; daarna alleen naam en bijdragejaren, voor de jubileumtelling.
• Vrijwilligers: zolang je vrijwilliger bent; daarna gearchiveerd zonder gebruik van je e-mailadres.
• Accounts van de backoffice: zolang je actief bent. Inloglogboek: één jaar.
• Technische logboeken van de website: 30 dagen.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken en om je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@ahcdevossen.nl; we reageren binnen een maand. Donateurs van de Club van 111 kunnen hun adres- en contactgegevens ook zelf aanpassen via de persoonlijke link op hun brief.

Klacht?

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we nieuwe diensten gaan gebruiken. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.